醫械維修:這個問題正在謀殺你的工作效率!
2017-12-13

回想一下,以下是不是你的工作常態?




每天匆匆忙忙的趕著去現場,發現機器沒到,客戶沒來,配件沒有,大半天的時間耗進去了,沒取得一點進展;


在公司的時候寫一會報告,貼一下發票,查一下資料,收一下郵件,回應一下客戶;


更常見的,是一邊開著微信客戶端聊天,一邊工作......



誰謀殺了你的工作效率?




對于我們醫械維修來說,長時間的與客戶、機器打交道,同時在處理多項復雜的任務時,反而不容易把時間和精力聚焦到重要的事情上來,你會發現你的工作效率會變得驚人的低下。


明尼蘇達大學教授Sophie Leroy,曾提出了一個概念,叫做注意力殘留(Attention residue)。研究表明,我們的大腦最適合的是,一次專心處理一項任務。當你同時在操作多件事情的時候,其實是在浪費生產力。


如何專注我們的注意力,如何有效的利用時間?對于我們醫械維修的長遠發展至關重要!


我整理了一些管理時間的小秘訣,希望能幫助大家更好地管理時間。



1



事分輕重緩急


四象限法則,是時間管理理論的一個重要觀念。


每天管理時間的一種好方法是,早上確定今天要做的緊急事和重要事,睡前回顧一下,這一天有沒有做到兩者的平衡。


建議每天對該做的事排好優先次序,并按照這個次序來做。


要?;ぷ約旱氖奔?,尤其需要有足夠的時間做那些“重要事”。



2



列待辦或完成事項清單


總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟就是列待辦事項清單和完成事項清單。


待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。


待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。


PS:列待辦事項清單,你會知道什么時候該做什么事,這樣你做事就會更加有條不紊。而每日列完成事項清單時,你會看到自己一天做了什么事情,哪些事情有必要做,哪些事情可以稍微推后等等。此外,當看到一天完成的事項很多時,你的滿足感會提升,你就越有可能堅持下去。


關于怎么列待辦事項清單,可以如前所述,每天把該做的事情列出來,并對該做的事排好優先次序。


那么要怎么列完成事項清單呢?


可以參考以下步驟:


第一組,認真回憶并記錄今天都做了什么,并注明花費的時間。

第二組,先堅持一個星期,每晚記錄時間開銷,再往后堅持。

第三組,每周或每個月總結這段時間做了什么,進行反思。


可以根據個人時間和需要選擇不同的記錄時間段。


在記錄過程中或記錄完之后,看著這些內容,你就知道時間都去哪兒了。這樣,你會知道如何更有效地管理時間。



3



注重提升效率


當大腦疲于工作的時候,對著任務就開始犯困,于是拖拖拉拉地做著,也不一定做得了多少。這個時候反而不如放松或者稍微休息一下??梢圓握?strong style="margin: 0px;padding: 0px;max-width: 100%;box-sizing: border-box !important;overflow-wrap: break-word !important;">番茄工作法進行調整:


想要有效率,可以在身體和精神兩方面做好準備:


1. 提高體力


有沒有發現動腦子的時候餓的快?腦力工作也是相當耗體力的哦。所以體力是大腦與身體能持續高效工作多久的基礎。騰出時間,去健身房吧。運動運動,工作起來你會更有效率。


2. 做事專注


在工作,被電話、客戶、郵件、同事等打擾的情況非常多,這時可以采用記錄工作法,在被打擾后迅速回到工作狀態當中,具體措施如下:


1、如果手頭的工作任務重要而緊急時,可委婉說不:告知對方自己有重要而緊急的工作任務需要完成,完成后會過去找TA。


2、如果對方任務不緊急,而且只是短時間打擾你時,可以在交談之前先把正在進行的工作任務記錄到手邊的本子上,短時間交談后繼續回到當下任務,完成到一定階段后,再去完成同事交代的工作任務,并主動更新狀態給對方。


3、如果對方的工作確實比較緊急并且無法拒絕,可讓對方給自己幾分鐘的時間,把手頭上的工作和思路做個簡要的記錄,再馬上配合同事完成他的工作?;氐轎恢煤?,查看之前記錄的工作進度,繼續完成。




3



利用高效時間


在時間管理中,必須學會運用80∶20法則,即讓20%的投入產生80%的效益。


也就是說,要把握一天中20%的精華時間(對有些人來說是早晨,對另一些人來說是下午或夜里),將它們用于最為關鍵的思考、學習和工作。



每天的時間不可能安排得滿滿當當,其中一定會有許多空閑的時間碎片。無論是等車的時間、兩個會議之間多出的時間還是等電話的時間,都不可輕易浪費。你可以隨身帶一本你想讀的書,或者帶一張“To Do List(工作備忘)”或“To Think List(思考備忘)”,有時間時,就把它們拿出來。每天如果能擠出20分鐘,一年就有7300分鐘的多余時間呀!




6



給自己一個合理的最后期限


如果一個任務規定一個月完成,人們通?;岬鵲皆履┎偶影嗉擁?。


如果一個任務沒有期限,人們往往會無限期地拖延,直到有一天這個任務確定了完成期限為止。因此,在管理時間的時候,最好能給自己設定一個合理的、略微緊迫的、可以刺激自己不斷努力的時間期限。



蘋果公司開發Mac OS 8操作系統時,本來計劃兩年內完成,但每次認為還差半年就可以完成時,總會有人發現新的問題,以至于這個項目看上去永遠都是半年以后的事情,結果,蘋果公司花了十年時間才真正完成該系統的開發。


完成一項艱難任務的正確打開方式是:從Deadline往前推-分解目標到每一天-每周一小節確保跟上時間進度-最終完成任務。從現在開始做第一步。